Langsung ke konten utama

Manajemen Kantor dan Informasi





PENDAHULUAN

     Setiap bentuk organisasi apapun namanya mempunyai suatu tujuan yang dalam hal ini kita sebutkan tujuan pokok atau tujuan utama. Kegiatan ini yang dilakukan untuk mencapai tujuan pokok disebut kegiatan pokok atau kegiatan utama. Masalahnya bagaimana mempertautkan semua jenis kegiatan tersebut agar dapat mendukung tercapainya tugas pokok. Disinilah peranan Administrasi yang aktivitasnya dilaksanakan dengan bantuan berbagai macam pekerjaan kantor (aktivitas kantor).

      Dalam penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kantor perlu adanya peranan pekerjaan kantor agar dapat melancarkan perkembangan Organisasi Kegiatan Kantor sebagai suatu keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan. Pusat kegiatan dan pengembangan pekerjaan kantor yang semakin luas dan rumit serta dapat menentukan azas yang paling tepat agar tercapai efektifitas dan efisiensi pekerjaan perkantoran guna meliputi perencanaan sampai penguasaan dalam menyelesaikan kegiatan kantor yang sangat memerlukan bagian kegiatan operatif kantor agar dapat lebih berdaya guna.

Beberapa masalah yang perlu diperhatikan dalam manajemen perkantoran sebagai salah satu unsur dari Administrasi :

1. Sejauh mana kecakapan individual dapat mendukung ketrampilan yang dibutuhkan untuk keperluan aktivitas pekerjaan kantor.

2. Seberapa luas materi berbagai mata pelajaran atau bidang studi lain saling berhubungan dengan manajemen perkantoran

3. Alat ukur mana paling tepat untuk mengetahui tingkat “ketrampilan manajemen perkantoran pada berbagai bentuk organisasi”.

4. Sampai berapa jauh hubungan atau dukungan dapat mempengaruhi tingkat keberhasilan usaha atau tugas pokok suatu organisasi.

Pengertian

- Informasi merupakan sejumlah data yang telah di proses dan disajikan sedemikian mungkin, sehingga dapat dipergunakan untuk berbagai keperluan seperti pengambilan keputusan. Hal-hal yang memerlukan suatu informasi adalah pembelian, penjualan, produksi serta personalia.
- Kantor adalah suatu tempat untuk melakukan pengolahan serta pengendalian data agar informasi atau data tersebut menjadi lebih berguna.

Tujuan Pengumpulan Informasi

Tujuan pengumpulan informasi terdapat dua alasan pokok, yaitu:
- Meningkatkan disiplin
Informasi yang diterima oleh seseorang merupakan faktor dasar yang menentukan tentang apa saja yang harus dikerjakan. Sebaliknya informasi yang diberikan oleh seseorang kepada yang lain merupakan suatu laporang tentang asil yang telah dicapai dan merupakan pula bagian dari tanggung jawabnya.
Keuntungan yang dapat diharapkan yaitu diperolehnya pengertian yang mendalam tentang apa yang harus dikerjakan dan mengapa dikerjakan, hal ini menimbulkan serta meningkatkan inisiatif bagi setiap individu.

-  Memberikan dasar bagi pengambilan keputusan
Mencapai tujuan yang telah ditetapkan merupakan salah satu dari tugas manager. Ketepatan pengambilan keputusan serta tepatnya waktu merupakan hal yang terkait dalam keberhasilan mencapai tujuan tersebut. Semua hal tersebut di pengaruhi oleh informasi. Bila informasi lengkap dan sesuai dengan yang diinginkan serta dibutuhkan, akan membantu mengambil keputusan. Bila sebaliknya, maka pengambilan keputusan akan sulit.


Penggolongan informasi
Penggolongan informasi dibagi menjadi lima golongan yaitu :
-  Informasi internal dan eksternal
Informasi internal yaitu informasi yang berasal dari dalam sedangkan informasi eksternal yaitu informasi yang berasal dari luar.
Contoh informasi internal yaitu :
  • -    Informasi tentang upah dan gaji karyawan
  • -   Karakteristik barang yang dijual
  • -  Kapasitas produksi

Contoh informasi eksternal yaitu :                                                                                     
  • - Jumlah pesanan dari langganan                                                                                           
  • - Kebijaksanaan harga serta perencanaan produksi dari pesaing.                                    
  • - Peraturan perpajakan.


-  Informasi yang diulang dan tidak diulang
Penggolongan informasi ini didasarkan pada jarak atau interval waktunya.Interval waktu yang kurang dari satu tahun dikategorikan sebagai informasi yang diulang sedangkan yang lainnya adalah informasi yang tidak diulang.


-Informasi keharusan dan operasional
  • Informasi keharusan yaitu informasi yang diminta sebagai prasyarat oleh pemerintah dan atau lembaga-lembaga lain diluar perusahaan.Informasi ini bersifat continu maka informasi tersebut dapat dibuat secara rutin.
  • Informasi operasional yaitu lebih banyak dibutuhkan oleh para manager dalam perusahaan untuk keperluan perencanaan serta operasi perusahaan.


-Informasi aktif dan pasif
  • Informasi aktif yaitu informasi yang memberitahukan pada seseorang bahwa penerima harus melakukan sesuatu
  •  Informasi pasif bersifat sebagai pemberitahuan saja dan tidak mengikat seseorang untuk melakukan sesuatu pekerjaan.
- Informasi yang sudah terjadi dan yang akan terjadi
  • Informasi yang sudah terjadi yaitu informasi yang penggunaannya pada waktu lampau.
  • Informasi yang akan terjadi yaitu informasi yang baru akan digunakan untuk waktu mendatang.
   
Sifat-sifat informasi
Sifat-sifat informasi antara lain :
  • Membantu dalam pencapaian tujuan: Informasi dapat membantu dalam pencapaian tujuan yang diharapkan.
  • Memberikan pelayanan kepada bagian lain: nformasi dapat memberikan pelayanan dari satu bagian ke bagian lain dalam perusahaan.
  • Tersebar ke seluruh bagian perusahaan: Informasi tersebar di seluruh bagian yang ada dalam perusahaan sebab semua orang membutuhkannya dan diperlukan oleh pihak-pihak lain yang mempunyai kepentingan dengan perusahaan.
  • Memberikan kontribusi secara tidak langsung kepada laba perusahaan: Peranan dari sifat informasi sangat menonjol bilamana informasi diarahkan untuk mempertimbangkan pengeluaran-pengeluaran perusahaan.


Fungsi-fungsi manajemen kantor

Manajemen kantor disebut juga manajemen informasi atau manajemen administrasi merupakan penerapan fungsi-fungsi manajemen untuk sepuluh kegiatan pokok tersebut.Fungsi-fungsi manajemen kantor meliputi antara lain :

  • Perencanaan
Satu hal yang perlu diperhatikan di dalam membuat perencanaan kantor adalah bahwa pekerjaan bukanlah merupakan suatu kehendak atau inisiatif sendiri, melainkan dipersiapkan untuk melayani kepentingan bagian-bagian yang ada dalam perusahaan.Dalam perencanaan, kepala kantor harus dapat mengikuti perubahan-perubahan dalam suatu pekerjaan dan membuat persiapan-persiapan untuk menjaga kelangsungannya.Kepala kantor yang telah membuat perencanaan suatu pekerjaan akan dapat menghindari kesulitan-kesulitan yang ada juga dapat melaksanakan kegiatannya secara efektif.

  • Pengorganisasian dan Pengkoordinasian
Fungsi ini lebih menitikberatkan pada struktur organisasinya serta pola hubungan kerja yang ada.  Dengan organisasi dan koordinasi yang baik, para pekerja akan dapat mengetahui tentang ugas-tugas serta tanggung jawab mereka. Fungsi-fungsi penting dapat diatur dan ditetapkan untuk menggunakan personalia serta fasilitas fisik yang ada secara efektif.  Satu dari masalah-masalah utama dalam organisasi kantor adalah mengetahui berapa jumlah kegiatan kantor yang dapat dan harus dipusatkan dibawah pengawasan langsung dari kepala kantor. Masalah ini sulit untuk diatasi karena kegiatan-kegiatan kantor meliputi seluruh bagian dalam perusahaan, termasuk kantor director dan juru bayar. Keuntungan-keuntungan yang diharapkan dari usaha-usaha tersebut antara lain makin tingginya produktifitas dan berkurangnya ongkos-ongkos. Pada umumnya, para pekerja lebih menyukai desentralisasi pekerjaan kantor dari pada sentralisasi.

  • Pengawasan
Tujuan akhir dari pengawasan adalah menjamin agar kegiatan-kegiatan kantor dilaksanakan secara efisien dan baik. Tiga alat pokok yang dapat digunakan oleh kepala kantor untuk mengandalkan pengawasan yaitu:

1.      Standard biaya
Tindakan untuk mengadakan pengawasan biaya dalam kegiatan-kegiatan kantor tergantung pada tiga faktor berikut :
  • Biaya standard (standard cost)
  • Biaya sesungguhnya (actual cost)
  • Pembandingan antara biaya standard dengan biaya sesungguhnya
2.   Proyeksi beban kerja
Proyeksi beban kerja membagi pekerjaan menurut batas-batas jam kerja standard per minggu.

3.      Penyusunan anggaran

Proyeksi beban kerja ini dapat dipakai sebagai dasar dalam penyusunan anggaran pengeluaran untuk administrasi caranya dengan merubah jam kerja standard ke dalam rupiah standard atau sama dengan jam dikali upah.

Dengan penjelasan-penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa definisi manajemen informasi/manajemen kantor adalah merencanakan, mengorganisir, mengkoordinir dan mengawasi kerja informasi agar dapat digunakan sebagai sarana dalam mencapai tujuan.


Tujuan informasi
Beberapa tujuan informasi adalah :
  1. Pelayanan atau servis
  2. Tanggung jawab social
  3. Laba 

Pelayanan merupakan salah satu tujuan yang penting dari informasi. Demikian pula dengan tanggung jawab social yang lebih menekankan pada masalah penyesuaian dengan kondisi lingkungan. Tujuan informasi yang lain adalah mendapatkan laba yang layak, disini biaya-biaya perlu ditekan agar laba yang bisa dicapai meningkat.

Manajemen informasi lebih mementingkan adanya tugas yang sudah ditentukan programnya, motivasi, manajemen berdasarkan sasaran serta partisipasi para pelaksana. Teknik manajemen yang terbaik bukan hanya pendekatan manusiawi saja melainkan pemilihan aktivitas kerja yang sesuai dengan kondisi masing-masing individu. Peralatan serta teknik dalam manajemen informasi seperti : system analisis, pengukuran pekerjaan kantor, alat-alat kantor, mesin-mesin, perlu dipilih pula agar dapat dipergunakan dengan baik.Faktor-faktor lain yang harus diperhatikan untuk mengadakan penyesuaian dengan karakteristik masing-masing aktivitas kerja adalah kecepatan kerja dan ongkos-ongkos.


Aktivitas manajemen informasi
Aktivitas-aktivitas yang ada dalam manajemen informasi, antara lain:

1.      Menetapkan informasi
2.      Menetapkan tipe pemrosesan yang digunakan
3.      Menganut dan mengikuti manajemen pencatatan yang efektif
4.      Menciptakan serta memelihara organisasi kantor dengan baik
5.      Mencari dan menggunakan tenaga kerja yang mampu serta dapat bekerja dengan baik
6.      Mengukur dan mengadakan evaluasi kerja informasi.
Label:

Postingan populer dari blog ini

Manajemen keuangan internasional (Transaction Exposure, Operatng Exposure, Translation Exposure)

A.     Transaction exposure Transaction exposure merupakan risiko yang dihadapi oleh perusahaan ketika melakukan transaksi dengan pihak lain, baik itu supplier, pelanggan, ataupun pihak lainnya dengan menggunakan mata uang asing. Sehingga, perusahaan yang terlibat transaksi ini terekspos terhadap risiko perubahan nilai valas di masa depan. Perusahaan yang melakukan jual beli dengan denominasi mata uang asing menghadapi transaction exposure ini. Misalnya, perusahaan importir A yang berbasis di Indonesia, punya utang ke suppliernya perusahaan B yang berbasis di AS dalam mata uang dollar. Perusahaan A mengalami ketidakpastian karena ketika mereka harus membayar utangnya di masa depan nilai tukar bisa berubah. Menerapkan transaction exposure yaitu melakukan kebijakan berupa perlakuan pendapatan dan biaya (cost) dalam valas dalam tahun buku yang akan datang dan selanjutnya melakukan analisa pengaruhnya terhadap laba bersih atas potensi kemungkinan timbulnya perubaha...
Baca selengkapnya

Panggal, Mainan Tradisional Tanah Sunda

PANGGAL           Panggal biasa dibuat dari berbagai macam kayu keras, semakin kuat dan keras kayu yang digunakan semakin bagus dan memiliki ketahanan yang lama untuk dimainkan. Panggal yaitu suatu permainan sejenis gasing khas tanah sunda, yang terbuat dari kayu yang dibentuk sedemikian rupa dan diputarkan oleh tali sehingga dapat berputar dengan seimbang. Panggal biasa dimainkan di atas tanah, dengan jumlah pemainnya terdiri dari dua orang atau lebih.         Kayu yang bisa digunakan untuk membuat panggal yaitu diantaranya: kayu jati, pornis, teh, kayu dari pohon jeruk, rambutan, jambu batu, durian, manga, jeruk bali dll. Namun, konon bahan yang paling bagus untuk panggal yaitu bahan dari pohon pornis, karena pohon pornis memiliki ketahanan yang kuat dan bobot yang berat, sehingga panggal dari bahan pohon tersebut,  akan berputar dengan seimbang dan ketika beradu dengan panggal lain akan kuat dan tak mudah retak.  ...
Baca selengkapnya

Tugas Softskill:Komunikasi Bisnis (Kelompok 5)

Teknologi Informasi Dalam Komunikasi Bisnis KELOMPOK 5 Oleh: Yusuf A. Al Mujanandi, Ficca Muren, Susanti, Rima. 1. KEUNTUNGAN MENGUASAI TEKNOLOGI INFORMASI A. Bidang Sosial Dalam bidang ini kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara satu tempat dan tempat lain dengan menggunakan berbagai media seperti internet. Misalnya seperti menggunakan sosial media untuk memperbanyak atau mencari teman baru dan memperluas pergaulan.  B. Bidang Pendidikan 1. Informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan pendidikan. 2. Inovasi dalam pembelajaran semakin berkembang sebagai contoh dengan adanya e-learning yang semakin memudahkan proses pendidikan. 3. Kemajuan TIK juga akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau kelas yang berbasis Teleconference yang tidak mengharuskan sang pendidik dan peserta didik berada dalam satu ruangan. 4. Sistem administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan la...
Baca selengkapnya