APAKAH
MANAJEMEN ITU? Apabila mendengar tentang kata “manajemen” maka kebanyakan orang
akan menganggap bahwa manajemen itu berbeda dengan lain-lain pekerjaan. Secara nyata,
telah banyak dibuktikan bahawa seseorang yang ahli di bidang tertentu, gagal di
dalam memimpin suatu perusahaan ataupun bagian perusahaan. Seorang dokter yang
baik mungkin bukan seorang administrator rumah sakit yang baik. Seorang
insinyur yang ahli mungkin akan gagal sebagai pemimpin suatu pabrik, demikian
pula seorang tukang belum tentu akan menjadi mandor yang baik. Ketika seseorang
menjadi manager, ia mungkin akan melanjutkan pekerjaan-pekerjaan yang biasa
dilakukannya sehari-hari. Namun, dapat pula ia tidak mengerjakannya lagi karena
ia akan mengambil tugas baruyang secara keseluruhan merupakan tugas yang
bersifat manajerial. Ia harus merencanakan pekerjaan untuk oarng-orang lain,
menentukan apa yang harus dilaksanakan oleh setiap bawahannya, menggerakan
mereka untuk melaksanakan pekerjaan sebaik mungkin, serta mengecek kemajuan
mereka. Pengetahuan mengenai pekerjaan itu sendiri memang wajib diketahui,
namun pemimpin memerlukan lebih dari itu. Walaupun manager mengetahui sacara
pasti bagaimana ia harus melakukan pekerjaan itu, namun ia mungkin tidak mampu
menerangkan kepada orang lain bagaimana seharusnya dilakukan atau ditentukan
urutan-urutan yang baik apabila beberapa orang harus mengerjakan bagian-bagian
pekerjaan tersebut. Mungkin pula ia akan menjumpai orang yang apatis, bahkan
dendam terhadap perintah-perintahnya, walaupun misalnya ia telah berusaha agar
orang-orang tersebut dapat bergairah.
Seorang
manajer mungkin tidak mengenal secara mendalam keadaan pribadi-pribadi
bawahannya, sehingga banyak hal yang telah diputuskanya tidak dapat
dijalankannya atau kurang baik dijalankan. Hal ini kadang-kadang baru dapat
diketahui pada hasil akhir yang dicapai dan merupakan sesuatu yang sudah
terlambat. Apakah seorang manajer dapat mengetahui atau menguasai pekerjaan
tersebut melalui pengetahuan yang dapat dipelajari ataukan pekerjaan manajemen
tersebut merupakan pekerjaan yang hanya dapat dilakukan oleh orang yang
berbakat saja? Ada banyak pendapat tentang hal tersebut, tetapi pendapat umum
berkesimpulan bahwa manajemen sebagai bagian dari seni atau praktek
sekurang-kurangnya memerlukan suatu pertimbangan dan pikiran sehat, disamping
suatu pengetahuan yang terus berkembang yang dapat dipelajari,dipikirkan, dan
dipergunakan oleh setiap orang. Di dalam rangka menentukan apa yang harus
diketahui oleh seorang manajer perlu diberikan definisi tentang manajemen.
Sebuah definisi yang sering dikutip adalah: “management is getting things done
through other people”. Dan ini khususnya berlaku untuk manajemen didalam suatu
organisasi yang besar . Namun, definisi ini masih perlu ditambah dengan
kata-kata “apabila ia memiliki rasa tanggung jawab untuk melaksanakannya
sebagai seorang pemimpin”. Hal ini perlu agar setiap manager merasa bahwa ia
bukanlah sebagai seorang yang dapat seenaknya merasa seperti seorang raja yang
menginginkan oarang-orang harus bekerja untuknya. Oleh karena itu seorang
manajer tidak hanya mengetahui bagaimana seseorang harus melakukan suatu
pekerjaan, ia harus tahu apa yang sbenarnya harus dicapai. Manajemen sebagai
fungsi yang dilaksanakan oleh manajer sangat berhubungan dengan usaha orang-orang
lain untuk mencapai sasaran (objective) tertentu dengan jalan mempergunakan
sumber-sumber yang tersedia sebaik mungkin. Hal tersebut menyebabkan manajer
senantiasa terlibat dengan pembuatan keputusan (decision making)yang setiap
saat harus dilakukannya sehubungan dengan usaha suatu kelompok yang berada
dibawah pimpinannya . Oleh sebab itu sering didefinisikan. FUNGSI-FUNGSI
MANAJEMEN Suatu fungsi yang perlu deketahui adalah yang disebut oleh Luther
Gulick dan dikenal dengan POSDWRB yang merupakan inisial dari fungsi-fungsi
manajemen: Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting,
dan Budgeting. Dengan beberapa modifikasi dibawah ini diuraikan beberapa fungsi
manajemen.
A.
PERENCANAAN (PLANNING)
Para
manajer pertama-tama harus memutuskan apa yang ingin dikerjakan. Ia harus
menetapakan tujuan jangka pendek dan tujuan jangka panjang untuk organisasi,
serta memutuskan alat apa yang akan digunakan untuk mencapai tujuan tersebut.
Dalam rangka melakukan hal tersebut, ia harus meramalkan sejauh mana
kemungkinan tersebut dapat dicapai, baik dilihat dari aspek ekonomi,sosial,
maupun lingkungan politik, tempat organisasinya beroperasi serta dihubungkan
dengan sumber-sumber yang ada untuk mewujudkan rencana tersebut. Sebagai
contoh, suatu rencana yang pada saat dibuat diperkirakan akan berhasil, namun
karena suatu keadaan tertentu seperti depresi misalnya, dapat menyebabkan
rencana tersebut sama sekali tidak adapat direalisasikan, misalnya perubahan
barang-barang. Perencanaan juga mencakup apa yang dimaksudkan oleh Gulick
sebagai fungsi budgeting, karena budget merupakan rencana pengeluaran sejumlah
uang untuk melaksanakan suatu tujuan.
B.
PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)
Setiap
tujuan yang hendak dicapai memerlukan keahlian sesuai dengan bidangnya. Di
dalam pengorganisasian, manajer memutuskan posisi-posisi yang perlu diisi serta
tugas-tugas dan tanggung jawab yang melekat pada setiap posisi tersebut.
Contoh, pembuatan suatu unit baru di dalam perusahaan. Tiap-tiap pekerjaan yang
dilakukan oleh anggota-anggota memerlukan saling hubungan, yang pada akhirnya
perlu disiapkan pula alat untuk mengoordinasikannya. Di dalam kenyataannya
koordinasi merupakan hal yang lebih penting di dalam organisasi daripada yang
lainnya. Oleh Gulick disebutkan bahwa pengoordinasian merupakan satu fungsi
tersendiri.
C.
PENGADAAN STAFF (STAFFING)
Di
dalam pengorganisasian, manajer membuat posisi-posisi dan memutuskantugas serta
tanggung jawab yang melekat pada setiap posisi tersebut. Di dalam pengadaan
staf, manajer berusaha mendapatkan orang yang tepat untuk setiap pekerjaan.
Pada setiap perusahaan biasanya orang-orang dicari setelah posisi-posisi
tersebut ditentukan. Namun demikian, baik pengorganisasian maupun pengadaan
staf kebanyakan merupakan suatu pekerjaan yang berkaitan. Perubahan di dalam
perencanaan dan tujuan sering meminta penyempurnaan organisasi, yang
kadang-kadang diikuti pula oleh suatu reorganisasi total.
Pengadaan
staf dalam kenyataannya tidak dapat dilakukan sekaligus atau secara keseluruhan
karena pengadaan staf dilaksanakan sehubungan dengan adanya anggota staf yang
berhenti,pensiun,dalam organisasi menyebabkan adanya posisi-posisi baru dan
posisi ini tentu saja harus diisi oleh orang-orang yang tepat.
D.
PENGARAHAN (DIRECTION)
Karena
tak seorang pun dapat meramal masalah apa atau kesempatan apa yang akan timul
dalam pekerjaan sehari-hari maka biasanya tugas-tugas yang akan dilakukan,
diuraikan dalam suatu daftar yang agak fleksibel. Manajer selanjutnya harus
mempersiapkan pengarahan dari hari kehari kepada para bawahannya. Ia harus
yakin bahwa mereka (para bawahannya) mengetahui hasil-hasil yang diharapkan
oleh organisasi, menolong mereka memperbaiki keterampilannya dan didalam
beberapa hal menjelaskan kepada mereka bagaimana dan bilamana melaksanakan
suatu tugas. Jika ia seorang manajer yang baik, ia harus mampu membuat para
bawahannya untuk berkeinginan melaksanakan tugas-tugas ataupun pekerjaannya
sebaik mungkin dan tidak cepat puas dengan hasil yang cukup saja.
E.
PENGAWASAN (CONTROL)
Di
dalam memberikan pengarahan atau bimbingan, manajer menerangkan kepada
anggota-anggota organisasinya apa yang harus mereka kerjakan serta menolong
mereka di dalam hal-hal yang belum diketahuinya. Di dalam melakukan pengawasan,
manajer menentukan sejauh mana pekerjaan telah dilaksanakan dan sejauh mana
kemajuan telah dilaksanakan untuk mencapai tujuan. Ia harus tahu apa yang telah
terjadi agar dapat melangakah lebih lanjut, ataukah perlu diadakan
perbaikan/perubahan didalam organisasi apabila terdapat penyimpangan dari pola
yang telah ditentukan. Fungsi pelaporan (reporting) menurut Gulick merupaka
alat dari pengawasan yang perlu dijadikan suatu fungsi tersendiri yang
didalamnya telah menyangkut pekerjaan pengawasan. Laporan dibuat agar atasan dan
bawahan apa yang telah terjadi adan apa yang perlu diperbaiki ataupun ditambah.
Begitu pula budget bukan hanya suatu rencana, tetapi juga sebagai alat
pengawasan. Jika ternyata suatu budget meleset maka hal ini menandakan bahwa
organisasi mengeluarkan biaya untuk sesuatu yang lebih besar dari yang
direncanakan, yang berarti pula suatu penyesuaian harus dibuat untuk dapat
menutup kekurangan tersebut.
F.
PEMBARUAN (INOVASI)
Banyak
orang beranggapan bahwa fungsi-fungsi diatas masih belum lengkap jika manajer
hanya berusaha untuk melaksanakan sesuatu yang hanya merupakan kegiatan rutin
seperti apa yang pernah ia lakukan sebelumnya, karena hal tersebut hanya akan
membuat organisasinya akan tetap statis walaupun keadaannya yang baik.
“memimpin usaha” seperti yang dikatakan oleh Peter Drucker, janganlah seperti
suatu pekerjaan administrasi kantor yang hnaya melaksanakan tugas rutin saja,
tetapi haruslah lebih kreatif. Karena itu, perlu menambahkan fungsi pembaruan
didalam fungsi manajemen yang harus dilakukan manajer dengan berbagai cara. Ia
boleh memasukkan ide-ide baru atau dapat pula mengombinasikan ide lama dengan
yang baru atau dapat pula mengambil ide dari lapangan lain serta menerapkan
dalam usahanya atau dapat pula bertindak sebagai katalisator dan stimulator
untuk merangsang timbulnya pemahaman. Di sini dapat pula diperdebatkan bahwa
perencanaan juga mencakup pembaruan karena manajer harus merencanakan dengan
penuh pemikiran serta ide bagi kemajuan organisasinya pada masa mendatang.
G.
PERWAKILAN (REPRESENTATION)
Akhirnya
tugas menajer termasuk pula mewakili organisasinya dalam hubungan dengan
kelompok luar, pegawai pemerintah, serikat sekerja, lembaga dan masyarakat
umum. Kadang-kadang fungsi perwakilan mencakup tugas-tugas yang berhubungan
dengan perundingan-perundingan yang tidak mungkin dihindari oleh setiap
manajer. Seperti halnya seorang mandor yang harus mewakili oragnisasinya dlam
perundingan dengan serikat kerja, sampai kepada seorang presiden/kepala negara
yang harus berunding untuk mewakili negaranya dalam sidang internasioanl.
Disamping itu, ada beberapa fungsi lain, tetapi sebenarnya hanya merupakan sub
fungsi saja. Sebagai contoh dikatakan bahwa komunikasi merupakan bagian pokok
dari tugas manajer. Oleh karena itu, manajer harus dapat membuat bawahannya
mengerti apa yang sebenarnya yang diinginkannya. Namun, mencapai suatu
komunikasi yang baik adalah bagian dari fungsi pengarahan oleh manajer yang
berusaha meyakinkan setiap bawahannya agar mau bekerja semaksimal kemampuannya
demi berhasilnya keseluruhan kegiatan organisasi. semuanya merupakan bagian
dari keseluruhan pekerjaan manajer. Fungsi mana yang terpenting sangat
bergantung kepada waktu dan tempat yang berbeda-beda.
Teknik
yang jelas dan tegas harus ada dibidang pengawasan, khususnya di bidang
pengawasan keuangan. Walaupun pembinaan pengawasan keuangan ini mungkin menjadi
tugas pokok dari auditor perushaan misalnya, tetapi manajer harus dapat
menginterprestasi data yang dikirim pengawas keuangan kepadanya. Disamping itu
terdapat juga lain-lain tipe pengawasan kualitas produk, dan lain-lain.
Akhir-akhir ini, manajer memakai matematika di dalam perencanaan dan
pengawasan. Dengan perkembangan komputer, bentul-bentuk analisis bagi
perusahaan-perusahaan yang besar menjadi lebih sederhana. Disamping itu, adanya
terknoligi baru yang sangat bermanfaat nagi ilmu manajemen yang lebih di kenal
dengan nama operation research dapat menolong manajer dalan pengambilan
keputusan. Manajer sekarang ini perlu mengerti apa yang dapat atau apa yang
tidak dapat dilakukan oleh computer dan teknik operating research untuk keperluan
masa sekarang dan kemungkinan pada masa depan.
Dengan
fungsi “Pembaruan,” manajer yang ulet dapat mempelajari bagaimana tipe
organisasi yang dapat membuaat iklim segar dalam bekerja dapat, dan jalan apa
yang dapat dipakai untuk merangsang tumbuhnya ide-ide baru baik dalam bidang
produksi maupun pemasaran yang merupakan bagian kecil dari inspirasi manajer.
Disamping itu, bagian yang juga tidak boleh dilupkan adalah kebiasaan
mempelajari secara seksama apa yang telah di lakukan sebelumnya baik oleh orang
lain maupun dirinya sendiri. Kebisanaan semacam itu akan membantu seorang
manajer dalam menghasilkan ataupun menimbulkan sesuaatu yang baru. Akhirnya,
orang yang menghayati organisasinya serta mempelajari tentang kelompok yang
akan dihadapinya nanti. Tujuh fungsi manajemen yaitu perencanaan, pengarahaan,
pengawasan , pengorganisasian, pengadaan staf, pemgarahan, pengwaasan,
pembaruan, dan perwakilan adalah berlaku umum untuk segala manajemen, walaupun
di dalam cara pelaksanaanya akan berbeda. Seorang manajer yang menghayati suatu
business management memerlukan pengertian bagaimana suatu perusahaan
diorganisasikan, khususnya mengenai kerangka kerja tempat organisasi tersebut
beoperasi dan bergerak. Ia juga harus mempelajari bagaimana seorang manajer
dinilai serta mengapa seorang manajer lebih baik dari manajer lainnya. Cara apa
dijalankam oleh manajer yang sukses serta bagaimana konsep dan teori manajemen
dikembangkan.
SUMBER:
Drs.Rusli Ramli, M.S & Drs. Adi Warsidi
Catatan Kuliah, Sumber: Asas-asa Manajemen, penerbit UT
SUMBER:
Drs.Rusli Ramli, M.S & Drs. Adi Warsidi
Catatan Kuliah, Sumber: Asas-asa Manajemen, penerbit UT